DE-MAIL & VIRTUELLE POSTSTELLE


E-Mail-Kommunikation mit dem Kreis Gütersloh

Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation mittels De-Mail ab dem 1.1.2018

Die Übermittlung von De-Mails an den Kreis Gütersloh unter kreis.guetersloh@kreis-guetersloh.de-mail.de ist sowohl für den formlosen als auch für den formgebundenen Schriftverkehr möglich. Senden Sie eine De-Mail an uns, gehen wir davon aus, dass Sie für diese Angelegenheit auch eine Antwort per De-Mail wünschen. Der Kreis Gütersloh eröffnet diesen Zugang für De-Mails eingeschränkt unter folgenden Bedingungen:

1. Dateianhänge

Werden Dateianhänge an den Kreis Gütersloh versandt, so ist zu beachten, dass der Kreis Gütersloh nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann. Folgende gängige Dateiformate werden aktuell unterstützt:

Für Dokumente

- PDF (Portable Document Format)

Für Bilder

- JPEG (JPEG File Interchange Format (JFIF))

- PNG (Portable Network Graphics)

- TIFF (Tagged Image File Format).

 

Dateien, die mit einem Kennwort verschlüsselt sind oder solche, die selbst ausführbar sind beziehungsweise ausführbare Bestandteile enthalten (zum Beispiel mit den Dateiendungen *.exe und *.bat- sowie Office-Dateien mit Makros), werden von dem Kreis Gütersloh nicht entgegengenommen.

Sollte die De-Mail bzw. enthaltene Dateianhänge, welche Sie dem Kreis Gütersloh übersenden, von Virenschutzprogrammen als infiziert erkannt werden, können diese nicht angenommen werden beziehungsweise wird die De-Mail ungelesen gelöscht. Sie erhalten daraufhin eine Benachrichtigung, dass ihre De-Mail nicht angenommen werden konnte.

2. De-Mail in schriftform-wahrender Versandart nach § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes

Sollte durch Gesetz die Schriftform für bestimme Schreiben angeordnet sein, wäre grundsätzlich eine eigenhändige Unterschrift Ihrerseits notwendig.

Wir haben den Zugang für schriftform-wahrende De-Mails eröffnet. Dies ersetzt Ihre eigenhändige Unterschrift. Für die rechtsverbindliche elektronische Versendung von schriftformbedürftigen Dokumenten nutzen Sie bitte De-Mails in der Versandoption nach § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes. Die gesetzliche Voraussetzung ist erfüllt, wenn bei der Versendung der De-Mail die Versandoption "absenderbestätigt" gewählt wurde.

3. Schließen des De-Mail-Postfachs

Sollten Sie Ihr De-Mail-Postfach wieder schließen, bitten wir um eine entsprechende Mitteilung, damit wir nicht weiter mit Ihnen per De-Mail kommunizieren."

 

Zusätzlich zu der allgemeinen DE-Mail-Adresse können Sie zu den Bereichen Schwerbehindertenrecht (SGB IX) und Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG) ab dem 1.1.2018 unter folgenden DE-Mail-Adressen Kontakt aufnehmen:

Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG): beeg@kreis-guetersloh.de-mail.de 


Direkter E-Mail-Kontakt zu Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern

Unsere Organisationseinheiten und alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind über E-Mail direkt erreichbar.

Über die E-Mail-Adressen der Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter können Sie derzeit jedoch keine rechtlich verbindlichen Erklärungen wie zum Beispiel Widersprüche, Anträge oder Vertragsunterzeichnungen an uns richten.

Wir als Kreisverwaltung Gütersloh eröffnen mit unserem Internetauftritt und der Veröffentlichung von E-Mail-Adressen unserer Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter keinen elektronischen Zugang im Sinne des Paragraphen 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes Nordrhein Westfalen (VwVfG NRW).

Selbstverständlich können Sie die veröffentlichten E-Mail-Adressen gerne für die nicht formelle Kommunikation benutzen!


Kommunikation im Rahmen der Europäischen Dienstleistungsrichtlinie

Neu ist, dass Sie - in allen Verfahren, die in den Anwendungsbereich der EU-Dienstleistungsrichtlinie (Richtlinie 2006/123/EG) fallen und für die wir als Kreis zuständig sind - rechtsverbindliche E-Mails über die zentrale E Mail-Adresse eu-dlr.kreisguetersloh@gt-net.de an uns senden können.

Selbst dann, wenn gesetzlich eine schriftliche Antragstellung erforderlich ist, d.h. ein Antrag eigenhändig unterschrieben werden muss, können Sie unter bestimmten Voraussetzungen Anträge elektronisch stellen. Denn die geforderte Unterschrift kann durch die sogenannte elektronische Signatur ersetzt werden. Der bei der Verwaltung eingehende elektronische Antrag entwickelt dann die gleiche Rechtswirkung wie die unterschriebene Papierform.

Des Weiteren können Sie Ihre Mitteilungen an uns zur Sicherung der Vertraulichkeit künftig verschlüsselt versenden. Dadurch ist ausgeschlossen, dass E-Mails mit schutzwürdigen Inhalten von Unbefugten mitgelesen oder unbemerkt manipuliert werden. Um die technischen Neuerungen umsetzen zu können, haben wir eine Virtuelle Poststelle eingerichtet.

Die Gesamtgröße der eingehenden E-Mails ist begrenzt.

Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen können Sie verschlüsselte Nachrichten an uns senden. Hierbei wird von der Virtuellen Poststelle als Verschlüsselungssystem "Secure / Multipurpose Internet Mail Extensions (S/MIME)" unterstützt.

Innerhalb des Verfahrens nach der EU-Dienstleistungsrichtlinie kann die rechtlich geforderte Unterschrift durch die sogenannte qualifizierte elektronische Signatur nach dem Signaturgesetz ersetzt werden. Die bei der Verwaltung eingehende elektronische Form entwickelt dabei die gleiche Rechtswirkung wie die unterschriebene Papierform.

Die Verwaltung kann zurzeit Signaturen folgender Zertifizierungsdiensteanbieter (Trust Center) auf Echtheit und Gültigkeit prüfen:

* S-Trust
* DATEV eG
* D-Trust
* TeleSec
* TC TrustCenter
* Deutsche Post Com

Bitte haben Sie Verständnis, dass derzeit Signaturen anderer Anbieter nicht zugelassen werden können. Sofern Sie andere Signaturen als die vorstehend genannten verwenden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt!

Sollten Sie noch nicht die vorstehend beschriebene Technik der elektronischen Kommunikation nutzen können, bitten wir Sie - wie bisher - auf die papiergebundene Kommunikation zurückzugreifen.

Werden im Zuge der Umsetzung von E-Government-Anwendungen abweichende oder weitere Möglichkeiten eröffnet, so werden wir Sie an dieser Stelle beziehungsweise in geeigneter Weise informieren.

Sollten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Verwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützt werden.

Derzeit wird nur das Dateiformat PDF (Adobe Acrobat bis Version 8) unterstützt.

Verwenden Sie Dateiformate, die von den vorgenannten abweichen, so kann Ihre Mail nicht bearbeitet werden.

Soweit eine Bearbeitung Ihrer E-Mail nicht möglich ist, werden wir Sie hierüber schnellstmöglich informieren. Dieser Fall kann z. B. durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.

Die vorgenannten Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit uns als Kreisverwaltung Gütersloh. Sie gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie etwa dem "Einheitlichen Ansprechpartner" oder anderen Behörden und Institutionen.

Weitere Infos im WWW: