‚Kivan‘ geht in Rietberg und Langenberg an den Start

„Wir freuen uns sehr, dass wir unser Ziel erreicht und mit Kivan nun kreisweit ein unkompliziertes und vor allem einheitliches Anmeldeverfahren installiert haben“, betont Barbara Grube, Sachgebietsleiterin Kindertagesbetreuung des Kreises Gütersloh. Den Projektstart machte 2017 Harsewinkel – damals noch in Eigenregie. Nach dem erfolgreichen Pilotdurchlauf entschied sich die Abteilung Jugend des Kreises Gütersloh in Abstimmung mit den Kommunen für die kreisweite Nutzung des Programmes. Damit war der Kreis Gütersloh Vorreiter in ganz NRW.

Grube und ihr Team erarbeiteten gemeinsam mit dem Software-Hersteller Lecos und dem IT-Dienstleister regio iT ein Konzept zur flächendeckenden Einführung. „Da der organisatorische wie auch technische Aufwand sehr groß war, musste die Umstellung schrittweise erfolgen“, erläutert Grube. 2018 ging Kivan in Halle (Westf.) und Versmold an den Start. 2019 folgten Borgholzhausen, Steinhagen und Werther (Westf.), im vergangenen Jahr waren Herzebrock-Clarholz und Schloß-Holte-Stukenbrock an der Reihe, jetzt folgten Langenberg und Rietberg. Gütersloh, Rheda-Wiedenbrück und Verl fallen nicht in die Zuständigkeit der Abteilung Jugend des Kreises, sie haben eigene Jugendämter.

„Besonders zu Beginn war das Programm noch Neuland, sodass wir erst in der Praxis mögliche Veränderungsbedarfe erkannten“, erinnert sich Grube. Digitale ‚Kinderkrankheiten‘ konnten im Laufe der vergangenen Jahre erkannt und entsprechend behoben werden. Damit hat sich das Online-Portal zu einem professionellen Werkzeug entwickelt, das den individuellen kommunalen Ansprüchen gerecht wird und die Kita-Anmeldung sowohl für die Eltern als auch für die Einrichtungen sowie für die Jugendamt-Mitarbeitenden möglichst einfach gestaltet. „Langenberg und Rietberg hatten sich bereit erklärt, das Schlusslicht zu bilden. So mussten sie zwar etwas länger warten, aber dafür profitieren sie nun von den bereits gemachten Erfahrungen und entsprechenden Optimierungen“, so Grube.

Zu dem Portal gelangen die Eltern über die Homepage ihrer jeweiligen Kommune. Nach dem Login können sie nun bis zu vier Wunsch-Kitas sowie die Vermittlungsstelle für die Kindertagespflege auswählen, die bei der Platzvergabe berücksichtigt werden. Falls es bei der Anwendung zu Problemen kommen sollte, finden Mütter und Väter die jeweiligen Ansprechpartnerinnen und -partner direkt in Kivan. Auch wenn die Anmeldung nun komplett digital erfolgen kann, raten Grube und ihr Team allen Eltern, die favorisierten Kindertageseinrichtungen vorab zu besuchen.